O Sistema de Gestão de Compliance é gerenciado por uma estrutura própria, cujo responsável é o Compliance Officer. Ele foi treinado e qualificado e reúne o perfil adequado para a função.

A sua missão principal é:

• Assegurar que o Mecanismo de Integridade seja efetivo.
• Coordenar a execução e gestão dos processos de Compliance.
• Manter o Código de Conduta e Políticas atualizados.
• Garantir a conscientização das pessoas e a manutenção da cultura da ética e integridade.
• Manter a Direção da empresa ciente do desempenho do Sistema de Compliance, alicerçado pela melhoria contínua.

O Sistema de Compliance prevê a realização periódica do chamado “Compliance Risk Assessment”. Esse processo contempla:

• A identificação de possíveis riscos relativos ao Compliance.
• Estabelecimento de medidas para evitar que os riscos identificados se concretizem na prática (são as chamadas medidas mitigadoras).
• Elaboração de um plano de ação para assegurar que as medidas mitigadoras sejam efetivamente implementadas.

Esse processo é coordenado pelo Compliance Officer e os seus participantes são os colaboradores que conhecem bem a Tracomal, seu ambiente de trabalho, seus processos e as relações existentes, tanto do ponto de vista interno quanto externo. Assim, garante-se o melhor resultado, cuja finalidade é reforçar a cultura da ética e integridade.

A Tracomal possui um plano de comunicação, para levar aos funcionários as informações mais relevantes, de forma contínua e regular, sobre o Sistema de Gestão de Compliance.

Assim, a comunicação e a sensibilização garantem que todos estejam cientes das novidades, dos conceitos e dos requisitos do Compliance, para que a cultura da ética e integridade mantenha-se sempre viva.

O nosso plano contempla: comunicados, vídeos, campanhas, etc. Tudo numa linguagem acessível e na medida certa, privilegiando as pessoas. É dessa forma que valorizamos nossos funcionários e reforçamos o nosso Sistema de Gestão de Compliance - SGC.

Faz parte das ações rotineiras do Sistema de Gestão de Compliance: treinar, instruir e qualificar todos os nossos funcionários e terceirizados, para assegurar que a cultura da ética e integridade sempre prevaleça.

Seguimos um plano de treinamento, estabelecido de acordo com os diferentes públicos e suas necessidades.

Os nossos instrutores são preparados para levarem o conhecimento na medida certa e cuidamos para que todos os temas importantes sejam abrangidos.

Somente um Sistema de Compliance efetivo tem valor e, portanto, a Tracomal adota diversas práticas a fim de garantir a efetividade e, com isso, que a cultura da ética e integridade sempre seja prioridade. Ex.:

• Realiza controles periódicos.
• Executa auditorias internas no Sistema de Compliance.
• Acompanha o desempenho dos processos do Compliance, utilizando um sistema de indicadores em tempo real (Painel de Bordo).
• A Diretoria acompanha os resultados regularmente, por meio de reuniões.